• Terminplanung und Koordinierung
• Ausstattung und Betreiben des Tagungssekretariates
• Planung, vertragliche Abwicklung mit notwendigen externen Dienstleistern (z. B. Wachdienst, Sanitätsdienst etc.)
• Zertifizierung inkl. Datenerfassung, Datentransfer und Bestätigung
• Planung und Organisation der Tagungsräume
• Planung und Organisation von Angeboten DB, ÖPNV und Transfers
• Planung und Organisation des Kongressleitsystems
• Handling des Kongressdesigns
• Technische Planung und Organisation der Veranstaltung
• Personalplanung
• Einholung aller behördlicher Genehmigungen
• Finanzplanung (Budgetierung, Einrichtung eines Kongresskontos, Inkasso, Mahnwesen)
• Unterstützung bei der Akquisition von Sponsoren
• Erstellung und Drucküberwachung der Kongressunterlagen
• Akquisition von Inserenten für die Kongressunterlagen, technische Betreuung und Inkasso

• Verwaltung der Adressdatenbank
• Registrierung und Betreuung der Teilnehmer (Korrespondenz, inkl. Buchung von Hotels, Rahmenprogramm, Transfers etc.)
• regelmäßige Information über Anmeldungsstand
• Erstellung eines Teilnehmerverzeichnisses
• Inkasso, außergerichtliches Mahnwesen, Buchführung, Bargeldverkehr
• Registrierung und Betreuung der Referenten und Gäste (Korrespondenz, inkl. Buchung von Hotels, Rahmenprogramm, Transfers etc.)
• Erfassung der technischen Anforderungen für die Vorträge
• Finanztechnische Betreuung von Referenten und Vorsitzenden (Abrechnung Reisekosten, Übernachtungskosten, Honorare etc.)
• Einrichtung und Betrieb des Tagungsbüros vor Ort (Anmelde-, Hotelservice-, Rahmenprogrammcounter, Ausstattung mit entsprechendem Personal, Ausgabe der Kongressunterlagen einschließlich Namensschilder, Teilnahmebestätigungen, Zertifizierungen)

• Verwaltung per Adressdatenbank
• Versand von Einladungen
• Registrierung und Betreuung der Referenten (Korrespondenz, inkl. Buchung von Hotels, Rahmenprogramm etc.)
• Regelmäßige Information über Anmeldestand
• Buchung von Flügen, Bahntickets etc. nach Vorgabe
• Erstellung von Teilnahmebestätigungen inkl. CME-Zertifizierung
• Finanztechnische Betreuung von Referenten und Vorsitzenden (Abrechnung Reisekosten, Übernachtungskosten, Honorare etc.)
• Erfassung der technischen Anforderungen für die Vorträge
• Erstellung und Versand von Timetables
• Einrichtung eines separaten Schalters bei der Anmeldung vor Ort zur schnelleren Abwicklung der Formalitäten für Referenten und Vorsitzende

Einreichung

• Konfiguration und Layout nach Veranstaltungsvorgaben
• Online-Einreichung der Beiträge mit individuellem Passwort
• Bearbeitungsmöglichkeit bis Deadline
• Hochladen von Grafiken, Fotos etc.
• Eingabe und Sortierung von Autoren mit Adressübernahmefunktion
• Individuelle telefonische Beratung bei Bedarf
• Wortzählfunktion für Einzelbereiche und Gesamtabstract

Reviewing

• Einladung der Gutachter
• Zuordnung der Themenschwerpunkte zu Gutachtern
• Zuordnung der Abstracts zu Gutachtern (Befangenheitsprüfung)
• Anonymisierung der Abstracts (auch im Text)
• Erstellung individueller Logins für Gutachter
• Regelmäßige Kontrolle des Arbeitsstandes/Erinnerung
• Elektronische Erfassung der Bewertungen
• Zusammenstellung der Bewertungen
• Auf Wunsch Zusendung als pdf-Datei mit entsprechendem Auswertungsformular

Auswertung Reviewing

• Zusammenstellung aller Bewertungen nach Themengruppen, Abstracts, Gutachtern für den Tagungspräsidenten
• Sortierung und Zuordnung zu freien Vorträgen und Postern (aktuelle Nummerierung)
• Zuordnung zu gewünschten Sitzungen bzw. Posterpräsentationen
• Information an Autoren über Annahme/Ablehnung
• Mitteilung an Autoren über Präsentationsarten und -zeiten
• Einarbeitung Abstracts in das Programm

Organisation der Fachausstellung

• Ausschreibung, Akquisition von Ausstellern, Erstellung eines entsprechenden Angebotskataloges (siehe Anlage)
• Aufmaß und Standplan inkl. Einholung der notwendigen Genehmigungen
• Vorabbesichtigung
• Betreuung der Aussteller
• Regelmäßige Information über Anmeldestand
• Vertragliche Abwicklung mit den Ausstellern
• Erstellung des Ausstellerverzeichnisses
• Erstellung des Ausstellungsplanes
• Abfrage, Buchung von Nebenleistungen (technische Ausstattung, Catering)
• Inkasso, außergerichtliches Mahnwesen, Buchführung
• Betreuung des Auf- und Abbaus vor Ort, Einrichtung und Betreuung

Akquisition von Inserenten für die Veranstaltungsunterlagen

• Ausschreibung, Akquisition von Sponsoren, Erstellung entsprechender Mediadaten
• Buchung der Bestellungen, Anforderung und Kontrolle
• Einarbeitung in die Veranstaltungsunterlagen
• Abstimmung und Freigabemanagement mit den Firmen
• Rechnungslegung und Versand von Belegexemplaren

Sponsoring

• Erarbeitung eines Angebotskataloges nach Vorgabe des Veranstalters (Einzelleistungen, Sponsoringpakete)
• Anschreiben potentieller Sponsoren
• Buchung gewünschter Leistungen
• Information an die Firmen
• Betreuung der Sponsoren
• Einarbeitung in die Veranstaltungsunterlagen
• Abstimmung und Freigabemanagement mit den Firmen
• Rechnungslegung/Inkasso/Controlling

• Terminplanung und Koordinierung
• Absprache mit Firmen
• Betreuung der Referenten (Hotel, Transfer, Technik etc.)
• Raum-, Personal und Technikplanung
• finanzielle Abwicklung

Erstellung einer Kongresshomepage mit folgenden Inhalten

• Einladung
• Wichtige Termine (Ausschreibungen, Abstractdeadline)
• Online-Modul für die Abstracteinreichung, Anmeldung zu Veranstaltungen/Workshops/Rahmenprogramm, Anfragen für Übernachtungsbuchungen
• Programm, gegliedert nach
  • Einzeltagen (mit Verlinkung zu den einzelnen Sitzungen)
  • Kursen
  • Posterausstellung
  • Referenten und Vorsitzenden (mit Verlinkung zu zugeordneten Veranstaltungen und Vorträgen)
  • Autorenregister (mit Verlinkung zum jeweiligen Vortrag bzw. Poster, von dort zur jeweiligen Sitzung bzw. Posterbegehung)
• Ausstellung, gegliedert nach
  • Danksagung an Sponsoren
  • Firmen mit Standnummern
  • Standplänen
  • Offenlegung der Beteiligungen nach Pharmakodex
  • Allgemeine Hinweise zu Hotels, Anfahrt, Ortsinformationen,
  • Rahmenprogrammpunkte
  • Veranstalter
  • Impressum

• Konzept und Planung in Abstimmung mit Veranstaltern und Veranstaltungsort
• Betreiben eines Medien- und Pressebüros
• Pressemitteilungen und Kongressbulletins
• Pressespiegel/Dokumentation
• Planung und Durchführung einer Pressekonferenz
• Mediaberatung und –planung
• Redaktion, Abstimmung und Versand von Pressetexten
• Konzeption und Organisation der Pressekonferenz
• Kongressvorbereitende und –begleitende PR
• Moderation und Diskussionsleitung
• Medienresonanzanalysen, Evaluierung

• Raumkosten und Nutzung der bürotechnischen Einrichtung
• Nutzung der entsprechenden Kommunikationstechnik wie
• Telefone, Computer, Drucker, Kopierer
• Nutzung der entsprechenden Software wie Grafik-, Schreib- und Tabellenkalkulationsprogramme, Datenbanken
• Besetzung Mo. - Do. 09:00 - 17:00 Uhr, Fr. 09:00 - 16:00 Uhr ab Auftragserteilung bis Abrechnung
• Einrichtung einer eigenen E-Mail-Adresse

• Einfügen von Fotos von Highlights, Preisträgern, Impressionen von der Veranstaltung
• Informationen zu Preisträgern
• Erstellung von Dokumentationen
• Foto-Sammlung
• Teilnehmerstatistik