Geschäftsstelle

• Einrichtung eines Telefon- und Faxanschluss sowie eines E-Mail-Accounts für die Geschäftstelle
• Organisation eines Posteingangs mit Verteilung der Post an Mitglieder des Vorstandes und ggf. andere Adressaten
• Personelle Ausstattung
• Archiv
• Bereitstellung von Archivräumen für die Unterlagen

Mitgliederbetreuung

• Führung der Mitgliedslisten, nach gewünschten Kriterien, z. B.: Akademische Titel, Vorname und Name sowie das Geburtsdatum des Mitglieds
• Art der Mitgliedschaft (ordentliches, außerordentliches, förderndes, korrespondierendes oder Ehrenmitglied), Privat- und Geschäftsanschrift einschließlich Telefon- und Faxnummer sowie E-Mail-Adresse des Mitgliedes
• Tätigkeit des jeweiligen Mitglieds (Oberarzt, Chefarzt, Privatpraxis etc.)
• Beitragsstatus (offene und erfüllte laufende Verbindlichkeiten)
• Status der Mitgliedschaft (aktiv, ruhend, beendet)

Finanz- und Rechnungswesen

• monatliche Übersicht über die Kontobewegungen
• Beitragseinzug einschließlich außergerichtlichem Mahnwesen
• Rechnungslegung und buchhalterische Erfassung von Einnahmen und Ausgaben
• Kontoführung und Zahlungsabwicklung
• Einrichtung eines Kontos bei einer deutschen Großbank oder Sparkasse, das als Beitragskonto und als Geschäftskonto geführt wird
• Erfassung der Einnahmen und Ausgaben in einem abgestimmten Kontenrahmen
• Erfassung der Vorsteuer auf einem separaten Konto
• Vorlage der Buchungsunterlagen einschließlich aller Belege ordnungsgemäß abgelegen (Bankauszug mit Belegen) im Rahmen des internen Controlling

Betreuung von Mitgliederversammlungen

• Übernahme der fristgerechten Versendung der Einladungen zu Mitgliederversammlungen
• Prüfung, ob Form und Inhalt der Einladungen der Satzung genügen.
• Information, wenn die Frist nicht eingehalten werden kann.
• Annahme und Weiterleitung von Anträgen
• Versand der Protokolle der Mitgliederversammlung, Vorstands- und Beiratssitzungen auf Grundlage des vorgegebenen Textes und der Mitgliedsliste einschließlich der darin enthaltenen Anschriften

Homepage

• Erstellung und Pflege des Internetauftritts der Gesellschaft
• Einrichtung eines internen Bereiches für Mitglieder
• Informationen zu aktuellen Entwicklungen und Veranstaltungen