Kongress­organisation
Planung und Organisation
  • Terminplanung und Koordinierung
  • Ausstattung und Betreiben des Tagungssekretariates
  • Planung, vertragliche Abwicklung mit notwendigen externen Dienstleistern (z. B. Wachdienst, Sanitätsdienst etc.)
  • Zertifizierung inkl. Datenerfassung, Datentransfer und Bestätigung
  • Planung und Organisation der Tagungsräume
  • Planung und Organisation von Angeboten DB, ÖPNV und Transfers
  • Planung und Organisation des Kongressleitsystems
  • Handling des Kongressdesigns
  • Technische Planung und Organisation der Veranstaltung
  • Personalplanung
  • Einholung aller behördlicher Genehmigungen
  • Finanzplanung (Budgetierung, Einrichtung eines Kongresskontos, Inkasso, Mahnwesen)
  • Unterstützung bei der Akquisition von Sponsoren
  • Erstellung und Drucküberwachung der Kongressunterlagen
  • Akquisition von Inserenten für die Kongressunterlagen, technische Betreuung und Inkasso
Teilnehmerbetreuung
  • Verwaltung der Adressdatenbank
  • Registrierung und Betreuung der Teilnehmer (Korrespondenz, inkl. Buchung von Hotels, Rahmenprogramm, Transfers etc.)
  • regelmäßige Information über Anmeldungsstand
  • Erstellung eines Teilnehmerverzeichnisses
  • Inkasso, außergerichtliches Mahnwesen, Buchführung, Bargeldverkehr
  • Registrierung und Betreuung der Referenten und Gäste (Korrespondenz, inkl. Buchung von Hotels, Rahmenprogramm, Transfers etc.)
  • Erfassung der technischen Anforderungen für die Vorträge
  • Finanztechnische Betreuung von Referenten und Vorsitzenden (Abrechnung Reisekosten, Übernachtungskosten, Honorare etc.)
  • Einrichtung und Betrieb des Tagungsbüros vor Ort (Anmelde-, Hotelservice-, Rahmenprogrammcounter, Ausstattung mit entsprechendem Personal, Ausgabe der Kongressunterlagen einschließlich Namensschilder, Teilnahmebestätigungen, Zertifizierungen)
Referentenbetreuung
  • Verwaltung per Adressdatenbank
  • Versand von Einladungen
  • Registrierung und Betreuung der Referenten (Korrespondenz, inkl. Buchung von Hotels, Rahmenprogramm etc.)
  • Regelmäßige Information über Anmeldestand
  • Buchung von Flügen, Bahntickets etc. nach Vorgabe
  • Erstellung von Teilnahmebestätigungen inkl. CME-Zertifizierung
  • Finanztechnische Betreuung von Referenten und Vorsitzenden (Abrechnung Reisekosten, Übernachtungskosten, Honorare etc.)
  • Erfassung der technischen Anforderungen für die Vorträge
  • Erstellung und Versand von Timetables
  • Einrichtung eines separaten Schalters bei der Anmeldung vor Ort zur schnelleren Abwicklung der Formalitäten für Referenten und Vorsitzende
Abstractmanagement

Einreichung

  • Konfiguration und Layout nach Veranstaltungsvorgaben
  • Online-Einreichung der Beiträge mit individuellem Passwort
  • Bearbeitungsmöglichkeit bis Deadline
  • Hochladen von Grafiken, Fotos etc.
  • Eingabe und Sortierung von Autoren mit Adressübernahmefunktion
  • Individuelle telefonische Beratung bei Bedarf
  • Wortzählfunktion für Einzelbereiche und Gesamtabstract

Reviewing

  • Einladung der Gutachter
  • Zuordnung der Themenschwerpunkte zu Gutachtern
  • Zuordnung der Abstracts zu Gutachtern (Befangenheitsprüfung)
  • Anonymisierung der Abstracts (auch im Text)
  • Erstellung individueller Logins für Gutachter
  • Regelmäßige Kontrolle des Arbeitsstandes/Erinnerung
  • Elektronische Erfassung der Bewertungen
  • Zusammenstellung der Bewertungen
  • Auf Wunsch Zusendung als pdf-Datei mit entsprechendem Auswertungsformular

Auswertung Reviewing

  • Zusammenstellung aller Bewertungen nach Themengruppen, Abstracts, Gutachtern für den Tagungspräsidenten
  • Sortierung und Zuordnung zu freien Vorträgen und Postern (aktuelle Nummerierung)
  • Zuordnung zu gewünschten Sitzungen bzw. Posterpräsentationen
  • Information an Autoren über Annahme/Ablehnung
  • Mitteilung an Autoren über Präsentationsarten und -zeiten
  • Einarbeitung Abstracts in das Programm
Ausstellungsorganisation

Organisation der Fachausstellung

  • Ausschreibung, Akquisition von Ausstellern, Erstellung eines entsprechenden Angebotskataloges (siehe Anlage)
  • Aufmaß und Standplan inkl. Einholung der notwendigen Genehmigungen
  • Vorabbesichtigung
  • Betreuung der Aussteller
  • Regelmäßige Information über Anmeldestand
  • Vertragliche Abwicklung mit den Ausstellern
  • Erstellung des Ausstellerverzeichnisses
  • Erstellung des Ausstellungsplanes
  • Abfrage, Buchung von Nebenleistungen (technische Ausstattung, Catering)
  • Inkasso, außergerichtliches Mahnwesen, Buchführung
  • Betreuung des Auf- und Abbaus vor Ort, Einrichtung und Betreuung

Akquisition von Inserenten für die Veranstaltungsunterlagen

  • Ausschreibung, Akquisition von Sponsoren, Erstellung entsprechender Mediadaten
  • Buchung der Bestellungen, Anforderung und Kontrolle
  • Einarbeitung in die Veranstaltungsunterlagen
  • Abstimmung und Freigabemanagement mit den Firmen
  • Rechnungslegung und Versand von Belegexemplaren

Sponsoring

  • Erarbeitung eines Angebotskataloges nach Vorgabe des Veranstalters (Einzelleistungen, Sponsoringpakete)
  • Anschreiben potentieller Sponsoren
  • Buchung gewünschter Leistungen
  • Information an die Firmen
  • Betreuung der Sponsoren
  • Einarbeitung in die Veranstaltungsunterlagen
  • Abstimmung und Freigabemanagement mit den Firmen
  • Rechnungslegung/Inkasso/Controlling
Begleitsymposien
  • Terminplanung und Koordinierung
  • Absprache mit Firmen
  • Betreuung der Referenten (Hotel, Transfer, Technik etc.)
  • Raum-, Personal und Technikplanung
  • finanzielle Abwicklung
Präsentation im Internet

Erstellung einer Kongresshomepage mit folgenden Inhalten

  • Einladung
  • Wichtige Termine (Ausschreibungen, Abstractdeadline)
  • Online-Modul für die Abstracteinreichung, Anmeldung zu Veranstaltungen/Workshops/Rahmenprogramm, Anfragen für Übernachtungsbuchungen
  • Programm, gegliedert nach
    • Einzeltagen (mit Verlinkung zu den einzelnen Sitzungen)
    • Kursen
    • Posterausstellung
    • Referenten und Vorsitzenden (mit Verlinkung zu zugeordneten Veranstaltungen und Vorträgen)
    • Autorenregister (mit Verlinkung zum jeweiligen Vortrag bzw. Poster, von dort zur jeweiligen Sitzung bzw. Posterbegehung)
  • Ausstellung, gegliedert nach
    • Danksagung an Sponsoren
    • Firmen mit Standnummern
    • Standplänen
    • Offenlegung der Beteiligungen nach Pharmakodex
    • Allgemeine Hinweise zu Hotels, Anfahrt, Ortsinformationen,
    • Rahmenprogrammpunkte
    • Veranstalter
    • Impressum
Presse- und Öffentlichkeitsarbeit
  • Konzept und Planung in Abstimmung mit Veranstaltern und Veranstaltungsort
  • Betreiben eines Medien- und Pressebüros
  • Pressemitteilungen und Kongressbulletins
  • Pressespiegel/Dokumentation
  • Planung und Durchführung einer Pressekonferenz
  • Mediaberatung und –planung
  • Redaktion, Abstimmung und Versand von Pressetexten
  • Konzeption und Organisation der Pressekonferenz
  • Kongressvorbereitende und –begleitende PR
  • Moderation und Diskussionsleitung
  • Medienresonanzanalysen, Evaluierung
Kongresssekretariat
  • Raumkosten und Nutzung der bürotechnischen Einrichtung
  • Nutzung der entsprechenden Kommunikationstechnik wie
  • Telefone, Faxgeräte, Computer, Drucker, Kopierer
  • Nutzung der entsprechenden Software wie Grafik-, Schreib- und Tabellenkalkulationsprogramme, Datenbanken
  • Besetzung Mo. - Do. 09:00 - 18:00 Uhr, Fr. 09:00 - 17:00 Uhr ab Auftragserteilung bis Abrechnung
  • Einrichtung einer eigenen E-Mail-Adresse
  • Einrichtung eines eigenen Poststempels
Nach der Veranstaltung
  • Einfügen von Fotos von Highlights, Preisträgern, Impressionen von der Veranstaltung
  • Informationen zu Preisträgern
  • Erstellung von Dokumentationen
  • Foto-CD
  • Teilnehmerstatistik
Geschäfts­stellenservice
Geschäftsstelle
  • Einrichtung eines Telefon- und Faxanschluss sowie eines E-Mail-Accounts für die Geschäftstelle
  • Organisation eines Posteingangs mit Verteilung der Post an Mitglieder des Vorstandes und ggf. andere Adressaten
  • Personelle Ausstattung
  • Archiv
  • Bereitstellung von Archivräumen für die Unterlagen
Mitgliederbetreuung
  • Führung der Mitgliedslisten, nach gewünschten Kriterien, z. B.: Akademische Titel, Vorname und Name, Privat- und Geschäftsanschrift einschließlich Telefon- und Faxnummer sowie E-Mail-Adresse des Mitgliedes sowie das Geburtsdatum des Mitglieds
  • Art der Mitgliedschaft (ordentliches, außerordentliches, förderndes, korrespondierendes oder Ehrenmitglied), Tätigkeit des jeweiligen Mitglieds (Oberarzt, Chefarzt, Privatpraxis etc.)
  • Beitragsstatus (offene und erfüllte laufende Verbindlichkeiten)
  • Status der Mitgliedschaft (aktiv, ruhend, beendet)
Mitgliederversammlungen
  • Übernahme der fristgerechten Versendung der Einladungen zu Mitgliederversammlungen
  • Prüfung, ob Form und Inhalt der Einladungen der Satzung genügen.
  • Information, wenn die Frist nicht eingehalten werden kann.
  • Annahme und Weiterleitung von Anträgen
  • Versand der Protokolle der Mitgliederversammlung, Vorstands- und Beiratssitzungen auf Grundlage des vorgegebenen Textes und der Mitgliedsliste einschließlich der darin enthaltenen Anschriften
Finanz- und Rechnungswesen
  • vierteljährliche Übersicht über die Kontobewegungen
  • Beitragseinzug einschließlich außergerichtlichem Mahnwesen
  • Rechnungslegung und buchhalterische Erfassung von Einnahmen und Ausgaben
  • Kontoführung und Zahlungsabwicklung
  • Einrichtung eines Kontos bei einer deutschen Großbank oder Sparkasse, das als Beitragskonto und als Geschäftskonto geführt wird
  • Erfassung der Einnahmen und Ausgaben in einem abgestimmten Kontenrahmen
  • Vorlage der Buchungsunterlagen einschließlich aller Belege ordnungsgemäß abgelegen (Bankauszug mit Belegen) im Rahmen des internen Controlling
Homepage
  • Erstellung und Pflege des Internetauftritts der Gesellschaft
  • Einrichtung eines internen Bereiches für Mitglieder
  • Informationen zu aktuellen Entwicklungen und Veranstaltungen

Geschäftsstelle DGfN e.V.

Deutsche Gesellschaft für Nephrologie e.V.

Seit Januar 2009

gs@dgfn.eu | www.dgfn.eu

Geschäftsstelle DGIIN e.V.

Deutsche Gesellschaft für Internistische Intensivmedizin und Notfallmedizin e.V.

Seit Februar 2006

gs@dgiin.de | www.dgiin.de

Geschäftsstelle DGGG e.V.

Deutsche Gesellschaft für Gerontologie und Geriatrie e.V.

Seit Oktober 2007

gs@dggg-online.de | www.dggg-online.de

Geschäftsstelle DeGAG e.V.

Gesellschaft für Arterielle Gefäßsteifigkeit Deutschland-Österreich-Schweiz e.V.

Seit Juni 2013

info@degag.eu | www.degag.eu

Geschäftsstelle Akademie Niere

Akademie für Fort- und Weiterbildung Nieren- und Hochdruckkrankheiten

Seit Juni 2013

info@akademie-niere.de | www.akademie-niere.de

Geschäftsstelle DGG e.V.

Deutsche Gesellschaft für Geriatrie e.V.

Seit März 2015

geschaeftsstelle@dggeriatrie.de | www.dggeriatrie.de

Referenzen